Waarom elke manager een één-op-één gesprek moet aangaan

Je hele leven bij hetzelfde bedrijf werken is tegenwoordig eerder uitzondering dan regel. Soms bestaat zelfs angst om ‘vast te roesten’ bij een bedrijf als je er al enkele jaren werkzaam bent. Op social media zie je voortdurend personen die een nieuwe uitdaging aangaan en lees je positieve verhalen over die ene fantastische baan. Aantrekkelijke mogelijkheden liggen altijd op de loer en je wordt er vaak op geattendeerd. Bij iedereen speelt wel eens de gedachten, ‘wat als ik eens ga praten..’

Talloze mogelijkheden

De huidige arbeidsmarkt is zoveel dynamischer dan vroeger, mensen kunnen veel gemakkelijker bij andere werkgevers aan de slag. De mogelijkheden om naar andere functies te kijken zijn oneindig: ontelbare vacaturesites, platforms zoals Linked-In, directe e-mails of telefoontjes van headhunters en recruiters. Zeker nu thuiswerken steeds meer geaccepteerd wordt komen er nog veel meer mogelijkheden bij. Een lange reistijd twee of drie dagen per week is voor veel mensen zeker te overzien. We zijn mobieler dan ooit. Waarom zou je gezien al deze mogelijkheden dan nog het risico nemen om openlijk voor je mening uit te komen als je niet meer gelukkig bent in je werk?

Als manager wil je natuurlijk je beste mensen behouden. Door al deze mogelijkheden en het verlies van binding met het bedrijf door langdurig thuiswerken is het nóg belangrijker om regelmatig een goed individueel gesprek aan te gaan met elk teamlid. Het actief bezig zijn met het aan boord houden van mensen is in deze tijd een belangrijke taak van een manager.

De makkelijke weg

Er zijn een hoop managers die van mening zijn dat een goed één-op-één gesprek op regelmatige basis bij hun team niet nodig is. “Wij zeggen wat we denken en in ons team geeft iedereen altijd aan waar ze mee zitten” is het wederwoord wat regelmatig op tafel komt. Helaas zal dit bij slechts een klein deel van de organisaties de realiteit zijn. Voor medewerkers bestaat er een drempel om te vertellen dat je twijfelt over je werkzaamheden of functie, zeker als de medewerker zelf het initiatief moet nemen voor dit gesprek. De makkelijke weg is om het gesprek niet aan te gaan. Op deze manier vermijdt de medewerker een moeilijke situatie en de risico’s die daarmee gepaard gaan. Want wat als de manager je totaal niet begrijpt? Wat zullen de gevolgen dan zijn? Misschien loop je wel een kans op promotie mis, of erger nog, je wordt ontslagen. Deze gedachten gaan ver en komen in 99% van de gevallen niet in de buurt van de daadwerkelijke gevolgen als je wél het gesprek aangaat. Toch spelen ze mee in de afweging die wordt gemaakt tussen spreken en zwijgen.

Het gevaar voor de organisatie is dus dat medewerkers the easy way out nemen en gaan praten met iemand van een ander bedrijf. Als iemand daadwerkelijk vertrekt is dit niet enkel zonde omdat het mogelijk voorkomen had kunnen worden, maar gaat het vaak ook gepaard met hoge kosten. De zoektocht naar een vervanger is vaak een tijdrovende en kostbare aangelegenheid.

Een goed gesprek

In een één-op-één gesprek draait het om de medewerker. Stel vragen over hoe hij de werkzaamheden ervaart, of er voldoende uitdaging is en of er irritaties of twijfels zijn. Vraag wat jíj kan doen om het werkleven van deze persoon aangenamer te maken. Of vraag waarom hij hier eigenlijk blijft werken. Dit klinkt raar, maar het is belangrijk om erachter te komen wat goed werkt binnen het team. Het is de uitgelezen mogelijkheid om echt te luisteren naar de mensen in je team en erachter te komen hoe zij dingen zien. Je bouwt een relatie op.

Het gesprek moet volledig los staan van het functioneringsgesprek en ook niet plotseling bij de koffieautomaat worden uitgevoerd. Plan het gesprek bijvoorbeeld eens in de twee maanden in en neem de tijd. Als iemand steevast weinig input levert om te bespreken, kan dit verschillende redenen hebben. Mogelijk zijn ze overdonderd, begrijpen ze niet wat het doel is van het gesprek of vinden ze het niet nuttig. Zeker als dit soort gesprekken niet gebruikelijk zijn in jullie organisatie. Wees in dit geval direct en beleefd, vraag waarom ze weinig opbrengen. Zorg dat je zelf ook open bent en vertel over je eigen ervaringen uit het verleden. Mogelijk moet de relatie eerst verbeterd worden voordat er echt een comfortabele, vertrouwelijke sfeer heerst.

Met de informatie uit de gesprekken kan je medewerkers helpen gelukkiger te worden in hun werk. De gesprekken zorgen ervoor dat je obstakels kan weg nemen, irritaties kan oplossen en veranderingen kan doorvoeren. Mogelijk moet zelfs worden erkend dat iemand gelukkiger zal zijn in een ander team. Dit kan in beginsel moeilijk zijn voor jouw team, maar het de beste oplossing voor de medewerker, de organisatie en uiteindelijk ook voor jouw team.

Aandacht, erkenning en betrokkenheid bij je medewerkers zijn zeer belangrijk als je wilt dat je team goed presteert en bij elkaar blijft. Dit kost natuurlijk tijd, maar dit is het meer dan waard.


Linkedin