Op een gewone dinsdagmiddag stapt een collega jouw kamer binnen en begint een monoloog. “Ik word echt gek van hoe Kees mij soms afblaft. Elke keer als hij druk is lijkt het wel alsof hij vergeet hoe je normaal communiceert. Ik krijg de wind van voren omdat hij dacht dat ik zijn opmerkingen nog niet had verwerkt, terwijl ik het al lang naar hem had teruggemaild. Toen ik dat tegen hem zei, snauwde hij dat ik dan ook even had moeten binnenlopen in plaats van alleen mailen. Als klap op de vuurpijl zegt hij: moet ik dan iedereen uitleggen hoe je hier communiceert en samenwerkt? Toen heb ik maar iets gemompeld en ben ik rustig weggelopen. Als iemand niet kan communiceren is hij het! Ik ben hier zo klaar mee”.
Hoe reageer jij op de collega die bij jou zijn verhaal komt doen? De voor de hand liggende reactie is meegaan in de stemming van je collega. Vaak komt dat neer op een teken van herkenning en een beetje meepraten. Na dit klaagkwartiertje gaan jullie weer beide aan het werk. En, wat hebben jullie hier nu mee bereikt? Je collega is tevreden dat hij even zijn hart kunnen luchten maar verder…
Er verandert niets
De relatie tussen de twee collega’s is in ieder geval niet verbeterd. Er zijn irritaties die niet zijn uitgesproken. Ook weet Kees niet hoe er over zijn reactie wordt gedacht, omdat dit niet tegen hem verteld is. Volgende keer doet hij dus precies hetzelfde, of het nou tegen dezelfde collega is of tegen een ander. Er verandert dus niets, in ieder geval niet in positieve zin. Je andere collega heeft namelijk een vervelende dag. Hij kijkt ongetwijfeld niet uit naar nog een dossier met Kees en zal wel twee keer nadenken om eens bij hem binnen te lopen voor advies of gezellig praatje. Ook jij bent waarschijnlijk beïnvloedt en hebt, bewust of onbewust, een iets ander gevoel bij Kees. Of misschien is door het klagen wel het beeld van je collega negatiever geworden.
Oorzaak: feedback is niet normaal
Binnen de advocatuur is het niet normaal is om feedback te geven. In slechts 21%* van de teams wordt wel eens gepraat over samenwerking, communicatie en verbeterpunten. Meestal worden situaties zoals hierboven gewoon geaccepteerd en wordt er geprobeerd deze te vergeten. Het gevolg is onuitgesproken irritaties die de sfeer en prestaties beïnvloeden.
Hoe moet het dan wel? In de situatie hierboven, kan jij het best aan je klagende collega vertellen dat het handig is om dit direct tegen Kees te zeggen. Overtuig hem om, op een later moment als de emoties wat zijn gezakt, nog eens bij Kees binnen te lopen om te zeggen dat hij het niet prettig vond hoe het is gelopen.
Als jij zelf in zo’n situatie terecht komt, onderneem dan actie. Klaag niet bij een collega. Neem even 10 minuten voor jezelf. Schrijf op wat je van de reactie en waarom je de situatie vervelend vond. Noteer ook wat het met je deed, daalde je motivatie (‘waarom zal ik nog mijn best doen als iemand mij zo behandeld’), werd je onzeker of wakkerde het boosheid aan? Ga op een later moment naar de persoon toe en vertel het op een rustige manier. Wees beleefd, toon altijd respect en als je een vervelende reactie krijgt, probeer dan niet direct in de verdediging te schieten.
Kies niet voor comfort
Het voor je houden van feedback is kiezen voor comfort in plaats van voor groei. Het is makkelijk om je mond te houden en verder te gaan alsof er niets is gebeurd. Op deze manier maak je Kees niet bewust van hoe zijn reactie overkomt en wat hij eraan kan doen om de samenwerking te verbeteren. Klaag dus niet bij een collega, maar zeg er wat van.
Sommige zullen denken: mij niet gezien, Kees werkt hier al 12 jaar en zal toch niet veranderen. Jij vult dan voor Kees in wat hij met de feedback doet. Als je besluit het niet uit te spreken, geef je hem niet de kans om te leren en beter te worden in samenwerken. Als het dan nog eens gebeurt, ligt de oorzaak net zo goed bij jou.
Bewustzijn is stap één. Laat dit stuk daarom lezen aan je team. Bespreek het in jullie wekelijkse vergadering en bedenk of jullie misschien feedback training nodig hebben. Zie je zoiets bespreken echt niet gebeuren binnen jouw team? Dan is er misschien sprake van een gesloten, onveilige cultuur en kunnen jullie wel wat hulp gebruiken. De Quick Scan is dan een goede eerste stap.